El aumento de la accesibilidad de Internet ha revolucionado la forma en que la gente trabaja, juega y se comunica. Comunicación por correo electrónico

El aumento de la accesibilidad de Internet a las masas ha revolucionado la forma en que la gente trabaja, juega y se comunica. La comunicación por correo electrónico se ha convertido en el medio más popular de intercambio de información en el ámbito empresarial y personal. Los ordenadores personales, los portátiles, los dispositivos de mano y los teléfonos móviles permiten comunicarse a través del correo electrónico.

El correo electrónico ha crecido rápidamente hasta rivalizar con el teléfono como pieza central de la comunicación efectiva. Aunque el correo electrónico tiende a ser menos personal que una conversación de voz, se ha convertido en el medio preferido para intercambiar datos como presupuestos, facturas, literatura, referencias, información de contacto, imágenes, URLs, archivos y muchos otros recursos en línea. Este fenómeno ha dado lugar al uso indebido y malintencionado del correo electrónico.

Muchos de nosotros pasamos innumerables horas limpiando los mensajes de spam. Los que tienen filtros de correo electrónico estrictos se despiertan con sudores fríos preguntándose si ese mensaje importante se ha enviado a la carpeta de Spam. A pesar de que algunos gobiernos han tomado medidas para frenar el spam, la mayoría de la gente pasa unos 20 minutos al día borrando mensajes que ofrecen mejores tipos de interés hipotecario, vacaciones gratis o Viagra barata. No es de extrañar que muchas empresas estén recurriendo a servicios de seguimiento del correo electrónico para asegurarse de que su valiosa información llega a la persona adecuada y es leída.

Seguro que no le sorprende que no todos los correos electrónicos que envía cuñas novia sean recibidos o leídos por el destinatario previsto. Hay muchas razones para que se pierdan estas piezas de comunicación, como el filtrado de spam, la sobrecarga de la bandeja de entrada, las reglas de reenvío o la simple evasión. La solución es el seguimiento del correo electrónico.

¿Qué es el seguimiento del correo electrónico?

El seguimiento del correo electrónico es un medio para garantizar que su correo electrónico se corresponda con su destinatario. Utiliza certificados seguros y con sello de tiempo digital para revelar la hora y la fecha exactas en que su correo electrónico fue recibido – y leído.

Otras opciones de notificación pueden incluir la duración de la lectura, quién lo leyó, la ubicación física aproximada del lector, si su correo electrónico fue reenviado a otra persona, qué tipo de ordenador se utilizó para leerlo, qué formatos de archivo puede aceptar el lector (p. ej., PDF, MS Word, Excel), si su correo electrónico se ha publicado o no en Internet y otros innumerables mecanismos de seguimiento.

¿Por qué rastrear su correo electrónico?

Para muchas empresas es imprescindible determinar si los clientes potenciales reciben y leen sus mensajes de promociones por correo electrónico, solicitud de presupuestos o información sobre productos. El seguimiento del correo electrónico es la forma más eficaz de identificar si la campaña ha sido efectiva. Los directores de ventas a menudo se preguntan si sus representantes de ventas están siendo minuciosos en su comunicación por correo electrónico. El seguimiento del correo electrónico proporciona una herramienta de responsabilidad. Los informes especiales pueden identificar el número de mensajes enviados y la cantidad de tiempo que el destinatario dedica a leer el mensaje.

¿Qué ocurre si se envía un presupuesto con números erróneos? Si el correo electrónico no ha sido leído, puede incluso retractarse o borrarlo. Algunos servicios de seguimiento permiten incluso crear correos electrónicos autodestruibles o que pueden retractarse después de un periodo de tiempo. Si el correo electrónico nunca se abre o se da por perdido, puedes retractarte del mensaje anterior y/o enviar un nuevo mensaje.

Etiquetar los mensajes y vigilar su evolución contribuye a la seguridad de las comunicaciones. Muchas empresas médicas, policiales y jurídicas utilizan este servicio para mejorar la seguridad de la información sensible. El seguimiento del correo electrónico ayuda a garantizar que la información sea leída por la persona adecuada.

Algunas empresas pueden optar por crear sus propios servidores para mantener el control interno y otras pueden utilizar un servicio en línea. Ambas opciones están disponibles en varios proveedores. Hace poco visité www.mailtracking.com para hacer una prueba. Fue muy sencillo utilizar este servicio.

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